在購買各種物件時,遵守以下的流程就不太會出問題:
購買前
┌──────┴──────┐
一萬以上 一萬以下
│ │
上簽呈 填寫請購單(貼發票)
│ ├────────┐
核准後購買 若為耗材 若為非消耗品
│ 送主計室 填非消耗品單
填寫請購單(貼發票) 送保管組
┌──┴──┐
若為耗材 若為財產
送主計室 填財產單
送保管組
購買前
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一萬以上 一萬以下
│ │
上簽呈 填寫請購單(貼發票)
│ ├────────┐
核准後購買 若為耗材 若為非消耗品
│ 送主計室 填非消耗品單
填寫請購單(貼發票) 送保管組
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若為耗材 若為財產
送主計室 填財產單
送保管組
●一萬元以下消耗品
一般來說消耗品不會超過一萬元,如果有很多耗材要一次購買,會超過一萬元的話,
就分日與分次購買,讓單次消費不會超過一萬元,(不要在同一間店同時開出兩張不同的發票,主計室會當成同一張,若破萬就退件)
否則就會多出一道上簽呈的麻煩步驟(通常是一週後才會回來)
而消耗品的報帳相當簡單,只有幾個步驟:
1.採買時提供店家中教大統編號碼52009903,並索取統一發票/免用發票收據
2.登入請購系統新增「一萬元以下直接」請購單,並依下列圖解填寫印出
3.將發票/收據浮貼於請購單指示位置
4.將已浮貼發票/收據的請購單拿給吳老師蓋章
5.將蓋完章的請購單至系辦,夾入紅色公文夾內,在公文封面放上「主計室」的牌子(系辦公文架旁有很多牌子可拿),並將公文放在公文架上即可。
以下是請購單新增流程:
就分日與分次購買,讓單次消費不會超過一萬元,(不要在同一間店同時開出兩張不同的發票,主計室會當成同一張,若破萬就退件)
否則就會多出一道上簽呈的麻煩步驟(通常是一週後才會回來)
而消耗品的報帳相當簡單,只有幾個步驟:
1.採買時提供店家中教大統編號碼52009903,並索取統一發票/免用發票收據
2.登入請購系統新增「一萬元以下直接」請購單,並依下列圖解填寫印出
3.將發票/收據浮貼於請購單指示位置
4.將已浮貼發票/收據的請購單拿給吳老師蓋章
5.將蓋完章的請購單至系辦,夾入紅色公文夾內,在公文封面放上「主計室」的牌子(系辦公文架旁有很多牌子可拿),並將公文放在公文架上即可。
以下是請購單新增流程:
Step1:點選[計畫]一萬以下直接選項來新增請購單
Step2:詳細填寫購買用品的用途說明,以及品名、數量與總價
Step3:計畫編號選擇執行的計劃,在經費用途裡,幾乎都是選擇業務費
選定後,在金額內填入物品價格
選定後,在金額內填入物品價格
Step4:留意右上角的加總數,金額必須一致,所以點選"編輯受款人"按鈕後,會切換成受款人模式。
將"代墊"選項打勾會自動跳出查詢視窗。
將"代墊"選項打勾會自動跳出查詢視窗。
Step5:受款人名稱查詢吳智鴻老師即會顯示資料,點選「選定」即可。
Step6:將發票號碼、日期以及含稅金額填入後,加總的金額確認一致後,點選右方的「存入」
存入後系統會出現是否印表,看個人狀況決定,若不直接印出,可在家中或學校裡再從「購案管理」選擇列印
存入後系統會出現是否印表,看個人狀況決定,若不直接印出,可在家中或學校裡再從「購案管理」選擇列印
Step7:印出的請購單,請在黃線處浮貼統一發票或收據,並拿給老師蓋章。
(請注意:加會相關單位的部份,只要是購買電腦和軟體,都要打勾並送至計網中心,審完會退回系辦再繼續下一關)
(若是非消耗品及財產類,就要在保管組欄打勾並先送保管組第一次,拿到財產編號送回系辦後,再繼續填寫保管單事宜)
(請注意:加會相關單位的部份,只要是購買電腦和軟體,都要打勾並送至計網中心,審完會退回系辦再繼續下一關)
(若是非消耗品及財產類,就要在保管組欄打勾並先送保管組第一次,拿到財產編號送回系辦後,再繼續填寫保管單事宜)
建立完成的請購單能在「購案管理」中檢視、列印,並且追蹤公文狀況。
會計審核是最後一關「主計室」的審查,通過後會改為已審(但仍有可能發現問題又改回未審)
確定沒問題後,便會進行匯款手續,匯款至代墊者吳老師成功後,會計結案就會顯示為"是"了
會計審核是最後一關「主計室」的審查,通過後會改為已審(但仍有可能發現問題又改回未審)
確定沒問題後,便會進行匯款手續,匯款至代墊者吳老師成功後,會計結案就會顯示為"是"了
●一萬元以下非消耗品
一萬元以下非消耗品與消耗品的請購流程並沒有任何差異,唯一的不同是,非消耗品需要多一道手續,
也就是填寫「非消耗品保管單」
一般請購單只需要助理與吳老師蓋章即可,但是非消耗品保管單則需要經過主任蓋章。
完成後一樣將公文送到主計室即可。
非消耗品保管單的填寫教學,請點此。
也就是填寫「非消耗品保管單」
一般請購單只需要助理與吳老師蓋章即可,但是非消耗品保管單則需要經過主任蓋章。
完成後一樣將公文送到主計室即可。
非消耗品保管單的填寫教學,請點此。
●一萬元以上消耗品/非消耗品
多了一道上簽呈的手續,層級會到校長,所以跑公文的時間最少一週起跳,公文不見的機率會大幅增加。(所以重要資料都要先掃瞄備份)
簽呈_範例 | |
File Size: | 20 kb |
File Type: | docx |
簽呈獲准後,其他的辦理事項皆與一萬元以下相同。